به طور کلی مدیریت دانش به‌ فرآیند خلق دانش، ثبت دانش، سازمان‌دهی، اشتراک دانش و بکارگیری دانش در سراسر سازمان اشاره دارد. مدیریت دانش بیشتر حاصل کار تمدن‌های قدیمی بوده است تا نوآوری‌های اخیر. کسب و کارهای سازمان یافته قدیمی، به این دلیل دنبال مزیت رقابتی بوده‌اند که به آن‌ها اجازه می‌داد تا حد امکان، به شکل کارآمدتری به مشتریان خدمت کنند و سود خود را به حداکثر برسانند، مجموعه‌ای از مشتریان وفادار داشته باشند و در صحنه رقابت باقی بمانند.

مدیریت دانش به بهبود، همگام‌سازی فرآیندها کمک می‌کند. در گذشته سازمان‌ها قادر به ایجاد ارتباط سیستماتیک میان کارشناسان خود نبودند تا مشکلات سازمان را با اشتراک دانش مرتفع کرده و مشکلات تکراری سازمان‌ها در شعب مختلف را در سریع‌ترین زمان ممکن حل کنند. با مدیریت دانش، کارمندان می‌توانند از دانش موجود در سازمان استفاده کنند و از تکرار اشتباهات جلوگیری کنند. مدیریت دانش می‌تواند شکاف‌های موجود در ارتباطات را ترمیم کند؛ تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش می‌توانند کارمندان، مشتریان، پایگاه‌های اطلاعاتی دانش، فرآیندها، عملیات و فناوری را به هم متصل کرده و نتایج با کیفیت را به ارمغان بیاورند.

سیستم نرم‌افزاری مدیریت دانش بستر مناسبی برای تعامل میان کارکنان است. این سیستم‌ معمولاً از چند بخش اصلی تشکیل شده است. به عنوان مثال تمامی کارکنان سازمان در سامانه نرم‌افزاری مدیریت دانش عضو هستند و می‌توانند تجربیات و درس‌آموخته‌های خود را با سایر همکاران به اشتراک بگذارند. همچنین این سیستم‌ها مجهز به یک بانک دانشی هستند تا کاربران به تمامی تجارب و دانش‌های پیشین سازمان دسترسی داشتند باشند.

اقداماتی که با استفاده از سیستم‌‌های اطلاعاتی فناوری محور به کار گرفته می‌شوند، یکی دیگر از ابزارهای مهم برای بهبود اهرم دانش در شرکت هستند. استفاده از فناوری اطلاعات برای مدیریت دانش از چند منظر می­‌تواند موثر باشد:

دسترسی بهبود یافته، و سریع به مقدار زیادی از اطلاعات الکترونیکی که در شبکه‌های اجتماعی سازمانی وجود دارد و امکان استفاده از منابع جدید اطلاعات را برای سازمان فراهم می­‌کند. این امر موجب بهبود فرایند تصمیم‌گیری می‌شود.

فناوری اطلاعات امکانات متعددی را برای تبدیل شدن دانش پنهان به اشکار و بالعکس که در چرخه نوناکا و تاگوچی بوده در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

فناوری اطلاعات کمک می‌کند که ذخیره‌سازی دانش به صورت پیشرفته انجام شود و بنابراین حافظه سازمانی را بیشتر ساخته و قابلیت استفاده مجدد از دانش را فعال می‌کند.

فناوری اطلاعات می‌تواند به طور گسترده‌‌ای به تجزیه و تحلیل دانش سیستماتیک کمک کند، ترکیب دانش را از منابع مختلف بهبود بخشد، اجازه دسترسی مستقل به دانش و اطلاعات در داخل سازمان و فراتر از آن را فراهم می‌کند و ابزار و کانال‌های همکاری و تعامل میان کارشناسان سازمان را افزایش می‌دهد.